Aan de slag met 5S!
(Door Michel Vlak, partner CRAFT Lean Management)
5S-werkplekorganisatie, wat is daar nu nog over te melden? Het proces om de werkplek te organiseren is toch één van de meest bekende Lean verbeter strategieën?
Dat klopt, en ondanks het feit dat ik het proces vaak heb doorlopen ben ik toch iedere keer weer verrast door het resultaat en met name het effect van 5S op de betrokken medewerkers. De bekende vijf stappen: ‘Scheiden’, ‘Schikken’, ‘Schoonmaken’, ‘Standaardiseren’ en ‘Stand houden’, zijn eenvoudig, maar het effect op de organisatie is enorm.
Als de stappen zorgvuldig doorlopen worden, levert het altijd betere resultaten en minder verspillingen. Dat is natuurlijk mooi. In dit artikel wil ik me echter vooral richten op de indirecte effecten die het 5S-proces met zich meebrengen.
Door de stappen één voor één te doorlopen leren medewerkers door een andere bril naar het eigen werk te kijken. Ze komen los van de manier waarop ze het soms al jaren doen. Als mensen zelf ontdekken hoe ze de eigen werkplek kunnen inrichten om beter het werk te kunnen doen, is dat een zeer waardevolle leer-ervaring. Het team is vaak verrast met wat ze hebben ontdekt tijdens dit proces en trots op het uiteindelijke resultaat.
Het is dus belangrijk dat het operationele team, met de juiste begeleiding, zelf uitvindt hoe het eind resultaat er uitziet. Dit levert eigenaarschap op bij het team. Een werkomgeving die een team zelf bouwt, kunnen ze ook veel beter zelf onderhouden en verbeteren.
Ook plaatst het de leidinggevende in een andere, soms onwennige, rol. Het biedt hem of haar de mogelijkheid om invulling te geven aan de twee belangrijke taken van een Lean leider:
- Het bewaken van de standaard
- Het verbeteren van de standaard.
Het 5S-proces is vaak de lakmoesproef of leiders de stap kunnen maken naar ‘Lean leider’. Zijn ze persoonlijk voldoende gecommitteerd en kunnen ze de discipline opbrengen om hun bijdrage te leveren bij het in stand houden van de standaard situatie en de benodigde volgende verbeterstappen? Alleen dan verschuift de focus van het resultaat, naar het proces zelf. Van minder ‘Excel’ en meetings, naar meer aanwezigheid op de ‘Gemba’.
Ik kan me nog precies het moment herinneren dat ik, als leidinggevende van een productie unit, door een coach bewust werd gemaakt van mijn eigen rol. Het werd mij duidelijk hoe belangrijk mijn persoonlijke commitment was bij het bewaken van de afspraken en de volgende verbeterstappen. Als ik nu geen positie in zou nemen, dan zou alles langzaam weg zakken en waren we terug bij af, of erger. Dat moment was één van de belangrijkste leermomenten als leidinggevende en heeft mijn visie op mijn bijdrage aan de organisatie fundamenteel veranderd.
Ik wens iedere leider dit moment van bewustwording toe, dus allemaal snel aan de slag met 5S!
VOOR 5S-werkplekorganisatie:
NA 5S-werkplekorganisatie:
