De kunst van Lean Management: in plaats van controleren, mensen leren redeneren

Een positief bedrijfsresultaat begint en eindigt met positief management, Lean management.
Je kunt geen organisatie aansturen met enkel getallen op een spreadsheet en de druk op de werkvloer opvoeren als de targets niet gehaald worden. Dat werkt demotiverend en verlammend.
Een Lean managers is niet bezig met het controleren van zijn medewerkers. Hij ontwikkelt met zijn medewerkers het verbeterproces. Samen bepalen ze hoe de targets gehaald worden. Hij draagt actief bij. Hij neemt geen werk over maar ondersteunt medewerkers als een leraar om sneller en effectief te werken. Hoe vult hij die rol in?

1. Kom uit je kantoor

Als managers moet je letterlijk aanwezig zijn in het werkproces. In contact zijn en betrokken zijn bij de medewerkers. Wat je ziet in het werkproces, op de werkvloer, geeft je veel meer inzicht dan de analyse van getallen. De werkelijkheid kun je niet aflezen aan indicatoren en tabellen.

2. Werkmethoden afstemmen en Standaardiseren.

Natuurlijk, een organisatie heeft doelstellingen te behalen. Maar hoe doe je dat?
De Lean manager laat de medewerkers samen de beste werkmethoden bepalen. Hij zorgt dat iedereen vanuit zijn eigen expertise en ervaringen, meedenkt bij het verbeteren en optimaal inrichten van de processen en werkmethoden. Een Lean manager, leraar, begeleidt deze onderlinge afstemming en houdt in de gaten of de doelstellingen helder zijn. Hij registreert of elke werknemer voldoende vaardig is om zijn taken te verrichten of eerst er meer training en ervaring nodig is.
Als de werkmethoden en werkstandaards gezamenlijk eenduidig zijn bepaald , dan weet iedereen hoeveel, hoe en wat hem te doen staat. Dit is de basis voor het dagelijks werk.

3. Als de methode niet (goed genoeg) werkt, wordt het interessant!

De Lean manager controleert nu niet of de mensen hun afgesproken taak doen, dat vertrouwen krijgen ze mee. Hij controleert wel of de afgesproken methode werkt zoals verwacht. Geeft de methode het gewenste resultaat? Daar heeft hij de hulp van het hele team bij nodig. Iedereen kan een hapering, opstopping of fout signaleren in het proces. Graag zelfs, want daar is verbetering mogelijk! En ook als de methoden wél naar verwachting werken, zal een Lean manager het proces, met input van zijn medewerkers, nauwkeurig blijven analyseren hoe medewerkers gemakkelijker, sneller en nauwkeuriger kunnen werken. Zodoende draagt hij vanuit totaal inzicht en overzicht bij aan de ondersteuning van zijn medewerkers om de gewenste resultaten te behalen.

4. Werkomgeving inzichtelijk maken, meedenken aanmoedigen

Verborgen verspillingen en verzwegen fouten zijn de grootste kostenverspillingen voor een organisatie. Een Lean manager zal het proces zo helpen inrichten dat verspillingen zoals overproductie of ongebalanceerde processen, zichtbaar worden. Hij moedigt zijn medewerkers juist aan om fouten op te sporen en te melden, ook menselijke fouten. Die kun je in de toekomst wellicht helpen voorkomen door aanpassing van het werkproces of de werkmethode.
Een Lean manager elimineert niet eigenhandig de zogenaamde verspillingen. Hij stelt het team in staat om slimme verbeteringen te bedenken en te implementeren. Elke werkdag maakt hij voor elk team tijd vrij om gestructureerd te verbeteren in onderlinge samenwerking en werkmethoden.

5. Leiders geven het goede voorbeeld

Effectief managen vereist het vermogen om te zien en vervolgens te reageren op een manier die het team vooruit helpt. Een Lean manager geeft het goede voorbeeld, door een probleem of fout in het proces te analyseren zonder direct een schuldige aan te wijzen of het probleem over te nemen.
Allereerst vraagt het veel discipline en respect naar je medewerkers om bekritiseren en het uitdelen van bevelen te voorkomen.
De Lean management kent een gestandaardiseerde manier om problemen aan te pakken. Het vereist oefening en geduld om deze methode met de verschillende teams te doorlopen, als er zich problemen voordoen. En terwijl de Lean leiders daarin trainen en leren, onderwijzen zij ook de medewerkers door het goede voorbeeld te geven.

Door Bastiaan Brouwer,
Bastiaanbrouwer@craftlean.com