Erasmus MC

inzet Pull Planning voor soepele verhuizing Erasmus MC

De Uitdaging

Begin 2013 wordt de eerste fase van de nieuwbouw van het Erasmus MC in Rotterdam in gebruik genomen. Na de oplevering eind januari moeten in een periode van 60 dagen alle afdelingen naar de 30 verdiepingen tellende nieuwbouwtoren en aangrenzende vleugel zijn verhuisd. De eerste afdelingen moeten zelfs al twee weken na oplevering operationeel zijn. Tegelijkertijd moet de oudbouw leeg en ontkoppeld worden om plaats te maken voor de tweede fase nieuwbouw. Op een te late oplevering van de oudbouw staat een stevige boeteclausule, dus de verhuizing moet zeer efficiënt verlopen. Voorafgaand aan de verhuizing moeten nog vele facilitaire zaken gerealiseerd worden, van laboratoriuminrichting tot wifi-zenders. Naast de interne dienstverleners spelen ruim 25 externe leveranciers een actieve rol in deze 60 dagen.

Methode

Om er voor zorg te dragen dat al deze partijen tijdens de verhuizing elkaar niet in de weg lopen heeft CRAFT Lean Management de opdracht gekregen om middels de pull planning methodiek een efficiënte en gedragen planning te realiseren en te bewaken. De pull planning methodiek vraagt aan de deelnemers om ieders eigen expertise in te zetten bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van een project en bijhorende planning.

Werkwijze

Eind augustus zijn de partijen voor het eerst samengekomen om gedegen kennis te maken met elkaar en elkaars activiteiten. Hierbij zijn verschillende knelpunten geïdentificeerd, zoals liftgebruik, aanvoerlijnen, toegangscontrole, bufferruimtes en elkaar verstorende werkzaamheden.

pull planning sessie

pull planning sessie

Begin oktober hebben de leveranciers en dienstverleners deelgenomen aan een collectieve planningssessie. Op dagniveau hebben alle partijen hun werkzaamheden ingepland en op elkaar afgestemd. Dit levert extra inzichten op voor de uitvoeringsfase. In de planning is apart het gebruik van de liften tijdens de verhuizing opgenomen, vergelijkbaar met een kraanplanning in de bouw. Niet alleen voor de verhuisbewegingen, maar ook voor het toenemende aantal gebruikers (medewerkers en patiënten) wat gedurende de periode van 60 dagen al in de nieuwbouw aanwezig moet zijn. Voor wat betreft logistiek (er komen bijvoorbeeld alleen al 1600 nieuwe werkplekken binnen) hebben de partijen de loading docks toegewezen in het logistiek centrum en zijn bufferzones ingedeeld.
In een ziekenhuisomgeving speelt hygiëne een belangrijke rol. Veel aandacht is daarom ook gegeven aan het inplannen van alle schoonmaakwerkzaamheden tijdens de verhuisperiode. Aansluitend worden ook de reguliere bevoorrading en schoonmaakactiviteiten opgestart. Om gedurende de verhuisperiode alle partijen goed van dienst te kunnen zijn, wordt er tevens een coördinatiecentrum ingericht waar dagelijks een stand-up meeting met alle partijen georganiseerd wordt. Deze stand-up meeting is bedoeld om de fijn-afstemming op de dag zelf te bewerkstelligen.

Beleving

Hoewel ze in het begin wat onwennig stonden tegenover deze werkwijze, hebben alle partijen zeer enthousiast gereageerd op hun deelname aan de planningssessie. Zij waren met name zeer te spreken over het feit dat Erasmus MC al in een zo vroeg stadium iedereen met elkaar in contact heeft gebracht en zodoende knelpunten probeert te voorkomen. Het visueel maken van de planning in de pull planning sessie vergroot het inzicht in de afhankelijkheden. Hun eerdere ervaringen met vergelijkbare projecten elders waren dat knelpunten pas aan het licht kwamen als het eigenlijk te laat was en dat er zodoende zeer inefficiënt gewerkt werd.
In bijgaand artikel doet Diana de Bree (projectleider) kort verslag van dit project in Scanner (november 2012) , het personeelsblad van Erasmus MC.

Erasmus MC

Erasmus MC