Stemmen tellen op 17 maart ’21: Lean én Corona-proof
– Door Joyce Saris en Dirk Jan –
Op 17 maart ’21 begint na 21:00 uur de enorme klus van het tellen van alle uitgebrachte stemmen. Tot diep in de nacht zijn vele duizenden vrijwilligers en ambtenaren bezig om die klus te klaren. In de praktijk blijkt dit belangrijke telproces in veel stembureaus helaas wat chaotisch: verschillende werkmethoden, veel onnodige handelingen, door elkaar lopende mensen, correcties, hertellingen, etc..
Voor ons reden genoeg om al in 2017 met een Lean bril naar dit proces te kijken.
Met een aantal medewerkers uit stembureaus van verschillende gemeentes hebben we het telproces doorlopen. Met andere woorden: ‘Go to the Gemba’. We constateerden diverse punten die het chaotische telproces veroorzaken:
- Weinig uniformiteit in werkwijze
- Fysieke beperkingen van de locaties
- Belasting van de stemmentellers
- Fouten, hertellingen en lange doorlooptijden
- Rol voorzitter stembureau niet eenduidig
- Onduidelijke taakverdeling in team
- Besmettingsrisico’s COVID19
Vervolgens hebben we Lean principes gebruikt om het telproces te verbeteren: verspillingen reduceren, flow creëren, 5S-werkplekorganisatie, foutveilig en gestandaardiseerd werken, en continu verbeteren. Het nieuwe ‘Lean telproces’ bestaat uit 7 gestandaardiseerde stappen. Iedereen, voorzitter en stemmentellers, hebben een heldere taakverdeling, waardoor ze optimaal samenwerken. De flow is zodanig ingericht dat de stemformulieren bewegen, en niet de mensen. Een efficiënte werkmethode die heen en weer lopen voorkomt en op eenvoudige wijze de 1,5 meter afstand garandeert.
Daarnaast hebben we voor het registreren van de stemmen een nieuwe telformulier ontwikkeld die de kans op fouten sterk reduceert en fouten snel zichtbaar maakt. En om tot slot te zorgen dat iedereen nu en in de toekomst volgens dezelfde telmethode werkt, is het telproces helder en eenduidig gedocumenteerd in een instructieblad.
Onze nieuwe telmethode is niet onopgemerkt gebleven. Bij de laatste verkiezingen hebben we meer dan 50 gemeentes getraind in deze CRAFT-telmethode. De ervaringen en resultaten waren zeer positief. Bij de komende verkiezingen in maart’21 gaan deze gemeentes de CRAFT-telmethode nog breder toepassen en er komen meer dan 60 gemeentes bij die deze nieuwe telmethode ook gaan gebruiken.
Enthousiast geworden? Klik hier voor meer informatie
Dirk Jan Bakker en Joyce Saris
