Kenmerken van succesvolle Lean organisaties

– Door Michel Vlak –

In het kader van “never waste a good crisis” heb ik tijdens de eerste Covid-19 lockdown mijn thesis afgerond waar ik, als afsluiting van mijn MBA studie, al aan begonnen was. Onderdeel van mijn thesis betrof een literatuurstudie naar de kritische succesfactoren van de toepassing van Lean binnen organisaties. Uiteindelijk heb ik voor een aantal onderzoeken gekozen die in totaal ruim 140 organisaties beslaan in een breed scala van sectoren en landen.

Graag deel ik met jullie de top drie van deze succesfactoren, aangevuld met mijn eigen ervaringen die ik de afgelopen 15 jaar heb opgedaan als manager en adviseur in diverse organisaties.

Commitment

In bijna alle onderzoeken die ik heb gelezen staat Commitment van het topmanagement met stip op één. De woorden die gebruikt worden zijn bijvoorbeeld: betrokkenheid, participatie, enthousiasme en ondersteuning. Het komt erop neer dat je als leider laat zien dat je de Lean filosofie echt als verrijking ziet voor de organisatie en ook zelf actief meedoet. Dus niet eenmalig, maar consequent.

Als de leider een keer verstek laat gaan of denkt dat hij zich niet altijd aan de nieuwe werkwijze hoeft te houden, dan is dat meteen de nieuwe norm. Mensen beoordelen nieuwe initiatieven namelijk op twee criteria: “The good and the real’’. Met andere woorden: is het ‘nieuwe’ goed voor de organisatie en voor de betrokkene, en is het echt? Of is het een (zoveelste) tijdelijke bevlieging en waait het wel weer over?

Dus overweeg je als leiding om Lean of Lean Six Sigma als filosofie te gaan toepassen, dan zal je consequent moeten zijn en zelf het goede voorbeeld geven.

Training en opleiding

Het tweede belangrijke element is ‘training en opleiding’. Ik merk dat vaak te licht wordt gedacht over Lean trainingen. Mensen denken na het volgen van een (online) Lean training dat ze alles wel weten. Alsof je een boekje over tennis leest en vervolgens denkt dat je kan tennissen.

Een goede training is een mooi begin, maar feitelijk begint het leerproces daarna pas echt. We weten uit onderzoek, dat je 70% van leert door het te doen, dat je zo’n 20% leert door coaching of begeleiding, en maar 10% leert via de theorie.

Training en opleiding strekt dus veel verder dan die paar theoretische trainingen. Kort na of, nog beter, al tijdens de training moet je met de inhoud aan de gang gaan. Ervaren hoe het is om de tools en technieken toe te passen. Fouten maken, die bespreken met een coach, er van leren en snel weer opnieuw proberen. Dat geldt voor iedere vaardigheid die we proberen eigen te maken.  Een goed trainingsprogramma bevat dus veel praktische oefeningen om in veilige omgeving je eerste stappen te zetten, zorgt dat je snel in de praktijk aan de gang gaat en voorziet in een ervaren coach waar je terecht kunt voor advies.

Communicatie

De derde belangrijke factor die uit deze onderzoeken naar voren komt is Communicatie. En met name de communicatie gericht op integratie van Lean binnen de organisatie. ‘Waarom Lean toepassen?’ is de elementaire vraag die beantwoord moet worden. Dat lijkt misschien voor de hand te liggend, maar blijft toch vaak onduidelijk. Waarom is Lean een verrijking voor de organisatie? Waarom daar tijd en geld aan besteden?

Het antwoord op deze waarom-vraag is afhankelijk van de situatie waarin een organisatie zich bevindt. Dreigen er grote operationele of financiële problemen? Kan een organisatie de concurrentie bijbenen? Moet de organisatie een ontwikkelstap maken? Het antwoord moet een glashelder en kloppend verhaal zijn. Medewerkers beoordelen op basis van dit verhaal of Lean ‘Good is voor het bedrijf. En het is niet genoeg om dit eenmalig duidelijk te maken. Als een organisatie succesvol met Lean aan de gang wil, moet er dus een goed communicatieplan liggen, waarin verschillende media een rol spelen.

Succesfactoren in eigen werkomgeving

Als je kijkt naar je de ontwikkeling van Lean in je eigen organisatie. In hoeverre herken je dan wat hierboven beschreven staat? Wordt er voldoende aandacht besteed aan deze drie succesfactoren en bestaat er een strategisch plan voor? En in hoeverre beïnvloedt dit de integratie van Lean in jouw organisatie?

Uiteraard zijn er meerdere succesfactoren dan deze top drie waar rekening mee moeten houden, en waar we een plan voor moeten hebben. Mocht je daar meer van willen weten, neem dan contact met me op.

Michel Vlak / michelvlak@craftlean.com / 06 4052 8355