‘True North Values’ onveranderd toepasbaar

Door Dirk Jan Bakker, partner CRAFT Lean Management. 

Begin 2019 werd ik gevraagd om onze klant Coolrec verder te helpen bij hun ontwikkeling naar Lean zelfstandigheid. Deze keer vanuit de rol van eindverantwoordelijke voor de productielocatie in Dordrecht. Coolrec is een onderdeel van Renewi en heeft verschillende vestigingen in Nederland, België en Frankrijk. De hoofdactiviteit is de recycling van koel-vriesapparatuur, witgoed en elektronica naar herbruikbare grondstoffen, zoals plastics en metalen. Coolrec Dordrecht is organisatie van ruim 100 medewerkers. Het enthousiaste team had al enige ervaring met Lean, maar na het vertrek van de vorige sitemanager was de aandacht wat verslapt. Er was behoefte aan het meer praktisch handen en voeten geven aan Lean. Eind juli heb ik deze interim-management opdracht afgerond, waar ik met veel succes de principes van Lean Leiderschap kon toepassen.

Lean Leiderschap

Het thema Lean Leiderschap houdt mij al jaren bezig. In 2015 vertaalde ik samen met Ton Hodes het boek ‘Lean Leiders ontwikkelen op alle Niveaus’ van Jeffrey Liker. Sindsdien verzorgen wij het Lean Leiderschap Ontwikkel Programma (LLOP) voor diverse organisaties. De interim-opdracht bij Coolrec gaf mij de gelegenheid om de Lean Leiderschapsprincipes weer in de praktijk te brengen. Alhoewel deze principes na ruim 20 jaar ervaring met Lean al stevig in mijn genen zitten, is het interessant om ze hier nog eens expliciet te benoemen en te exploreren

In het boek worden vijf ‘True North Values’ benoemd, die elke leider bij Toyota in zijn operationele, tactische en strategische activiteiten moet omarmen. In deze interim-opdracht (en onze trainingen) heb ik gemerkt dat ze voor vele andere organisaties onveranderd toepasbaar zijn.

1. Uitdagen
Het is de rol van elke leidinggevende om medewerkers te prikkelen met doelstellingen die enerzijds haalbaar zijn, maar anderzijds ook tegen de comfortzone aanschuren. Te weinig of te veel uitdagen kan in beide gevallen leiden tot apathie of zelfs burn-out verschijnselen. In een productielocatie zijn talloze uitdagingen te vinden waar het niet alleen gaat om productiesnelheid, maar ook om voorraadniveaus, orde en netheid (5S), omsteltijden, logistieke bewegingen, uptime enzovoorts. Bij Coolrec Dordrecht hebben de medewerkers consequent gewerkt aan deze onderwerpen. In het eerste half jaar ging de productiviteit significant omhoog, nam het aantal voorraadcontainers af met 40% en ontving de organisatie van diverse klanten en leveranciers complimenten voor de netheid van het terrein.

2. Respect
Respect voor je klanten, leveranciers en je collega’s lijkt zo vanzelfsprekend, maar blijkt in de praktijk toch weerbarstiger. Overal waar mensen samenwerken ontstaan spanningen. De vraag is wat iedereen hiermee doet. Al snel kan er een wij-zij-cultuur ontstaan, bijvoorbeeld tussen productie en technische dienst of tussen de extern transporteur en de logistieke afdeling. In de meeste gevallen levert dit negatieve energie op, die ten koste gaat van productiviteit en arbeidsvreugde. De oplossing ligt in de focus op het wederzijds belang. Als mensen ontdekken dat ze door goed te begrijpen wat en waarom de andere partij iets wil, ze zelf ook een betere response krijgen, dan groeit het onderlinge vertrouwen en het respect. Deze oplossing is weliswaar simpel te benoemen, maar vraagt veel energie om mensen van te overtuigen.

3. Teamwork
We kunnen het niet alleen, maar hebben ieders kennis en kunde nodig. Verkokering van kennis, het niet delen van best-practices of het niet willen accepteren van andermans inzichten, leidt tot een ineffectief team. Dit komt in alle organisaties voor en moet actief bestreden worden. De oorzaak ligt vaak in onsamenhangende of zelfs tegenstrijdige doelen van de organisatie, de teams en de individuen. De spanning die hieruit ontstaat levert uiteraard negatieve energie op. Bij Coolrec hebben we onder meer geëxperimenteerd met het maken van koppeltjes van een productie-voorman met een monteur. Op deze wijze kon de productie inzicht geven in waar zij tegenaan liepen en kreeg de technische dienst de gelegenheid om kritische componenten in het productiesysteem toe te lichten. Deze samenwerking heeft geleid tot een reeks aan gezamenlijke verbetertrajecten.

4. Kaizen denken
Het kan altijd beter. Elke Lean-organisatie streeft naar perfectie, in de wetenschap dat deze nooit bereikt zal worden. Alhoewel deze houding misschien tot een afwerende reactie zou kunnen leiden, is het de missie van de Lean leider om de verbetermotor continu gaande te houden. Daarom moet verbeteren leuk zijn en ook de experimenten die niet het gewenste resultaat opleveren moeten positief benaderd worden. We hebben immers weer wat geleerd! Op allerlei manieren zijn verbeteracties ingezet. Methoden als Kata, A3’s,VSM, CommCell en 5S bieden de Lean Leider de mogelijkheid om onderwerpen aan te snijden en te verbeteren.

5. Ga Kijken
Dit is in mijn ogen het meest onderschatte principe. Een Lean Leider moet elke dag weer contact leggen met de werkvloer (Gemba). In de dagelijkse routine van elke leidinggevende hoort een rondje over (een deel van) de werkvloer. Spreadsheets geven een hoop informatie, maar niet het detail van de visuele waarnemingen die je in een dagelijks rondje opdoet. Het contact met de medewerkers in het proces is uitermate waardevol. Natuurlijk word je in het begin wat argwanend bekeken, maar zodra medewerkers er aan gewend zijn, komen ze met een schat aan informatie die uit geen enkele spreadsheet of productierapport te halen valt. Het is goed om te bedenken dat Lean Leiders zich op alle niveaus in de organisatie bevinden en ook zij dus de “Gemba-walk” tot hun vaste routines moeten maken. Hierbij is het introduceren van een Kamishibai-bord zeer behulpzaam gebleken.

Succesvolle en duurzaam

Lean Leiderschap blijft de sleutel voor een succesvolle en duurzame Lean transformatie. Het was geweldig om dit weer bewezen te zien in de Coolrec organisatie, waar inmiddels de nieuwe sitemanager vol enthousiasme het Lean gedachtengoed uitdraagt.  Ik hoop dat mijn leerervaringen tot inspiratie leiden bij andere leidinggevenden en wil alle medewerkers van Coolrec hartelijk bedanken voor de prettige en leerzame samenwerking!